Почему важно собирать отчетные документы в командировке
Отправляясь в командировку, большинство людей сталкиваются со множеством трудностей. И дело в том, что необходимо ехать в чужой город, а по возвращению предоставлять все чеки о командировке, чтобы получить деньги. И вот здесь могут возникать первые сюрпризы, и дело в том, что собрать все чеки и документы, которые подтверждают расходы бывает совсем не так просто. И куда хуже, если они теряются. И если не предоставить документы по расходам, никто не будет компенсировать личные затраты сделанные во время поездки.
Почему важно сохранять все квитанции и чеки
Все организации, которые официально отправляют своих сотрудников в командировки, обязаны вести специальную отчетную документацию согласно установленным нормам и правилам. Они основывается только на чеках и различных квитанциях. Соответственно если после командировки человек не сможет предоставить документы за проживание в СПб, то ему придется отдавать свои личные деньги потраченные во время поездки. И дело в том, что только таким способом бухгалтера смогут внести чеки в необходимые отчеты, поэтому траты будут совершенно легальными. Если чеков нет, тогда бухгалтерский не закрыть, и сумма будет «висеть» на человеке, который отправился в командировку.
Какие документы необходимо сдавать после командировке
Есть несколько основных документов, которые можно предоставлять после командировки своему бухгалтеру:
-
Подтверждающие проживание. В них должна быть информация о количестве ночей, стоимости номера и различных дополнительных услугах, если такие предоставлялись.
-
Также необходимо подтвердить и другие расходы. К примеру, если обед был в ресторане, чек является обязательным. Соответственно питаться в местах, где не дают квитанции, нет никакого здравого смысла.
-
Повреждающие другие расходы или просто обычные чеки, сюда можно отнести: использование сотовой связи, заправки личного автомобиля, покупка услуг или различных товаров, которые необходимые компании.
- Проездные документы или другим словом «билет».
Все это необходимо аккуратно собирать во время всей командировки. И самое главное, опытные сотрудники знают, что чеки нужно просить в абсолютно любой ситуации, ведь сюрпризы во время сдачи авансового отчета могут возникнуть практически всегда. И самое главное - хранить их нужно в безопасном и надежном месте, так как потерять несколько бумаг не составит никакого труда.
