Как правильно спланировать и организовать переезд офиса в другое помещение

Это трудный процесс, во время которого могут возникать определенные проблемы. Поэтому, как вариант, стоит заказать офисный переезд у профессионалов. Например, зачастую не уделяется должное внимание упаковке и сортировке вещей. На фоне этого, уже в новом помещении, возникают проблемы с поиском необходимых предметов. Избежать этого можно просто правильно прибегая к сортировке и упаковке всех принадлежностей.

В данной статье мы поговорим об офисном переезде и о том, как правильно его организовать.

План переезда офиса (образец)

Мы решили составить список пунктов и на его основе рассказать о наиболее встречаемых трудностях.

• До начала начальнику необходимо выдать «Приказ о переезде организации в другое помещение». В нем можно обязать всех сотрудников подготовится. Свои личные вещи сотрудники могут упаковывать в канцелярские офисные коробки для бумаги. Это удобная тара, которая ничего не стоит. Коробки с личными вещами можно подписать именем их владельца, что сделает их идентификацию более простой.
• Для сортировки и упаковки техники и ее частей лучше выделить сотрудников, которые в ней разбираются. Их задача это грамотная сортировка проводов и частей компьютеров. Их нужно правильно упаковать и пометить, написав имя владельца. Провода от каждого компьютера упаковываются отдельно и ни в коем случае не смешиваются. Для упаковки можно использовать родные (поставляемые при покупке) коробки или же приобретенные, соответствующего размера.
• Также отдельно должна происходить сортировка и упаковка документации. Ее можно разделить на разделы (например, бухгалтерия, договоры с поставщиками и т.д.), которые помогут быстрее идентифицировать документацию при распаковке. Все документы могут быть упакованы в папки, а те в свою очередь в канцелярские коробки. Само собой все должно быть помечено.
• Если при переезде будет перевозиться мебель, то ее также нужно соответственно упаковать. Сделать это можно с помощью полиэтиленовой слюды, которая убережет мебель от царапин. Ее также нужно поддать маркировке, которая ускорит идентификацию.
• Все вещи в офисе (без исключения) должны быть упакованы за один день до назначенной даты. Это исключит какие-либо потери и не вызовет форс-мажорных ситуаций.
• Для перевозки мебели лучше использовать отдельное автомобильное средство. Во время перевозки могут произойти разные вещи. К примеру, неудачно упакованный стол во время перевозки может упасть на компьютер. Чтобы такого не случилось, об этом нужно подумать заранее.
• После перевозки все вещи распаковываются, расставляются и т.д. Само собой распаковка начинается с мебели.

Меры безопасности

Меры безопасности при переезде в офисе также необходимо соблюдать. Для загрузки и разгрузки лучше отдельно грузчиков. Также можно использовать стяжные ремни, которые в грузовике закрепят мебель и уменьшат вероятность ее опрокидывания.

Переезд при помощи мувинговой компании

Мувинговые компании предоставляют услуги по организации процесса перевозки во время переезда. На них возлагается обязательство по упаковке, перевозке и распаковке вещей. Очень важно предоставлять мувинговой компании всю необходимую информацию, так как именно на основе нее менеджер определяет количество необходимых грузчиков и транспортных средств.

Обо всех вещах, которые будут перевозиться, нужно предоставить как можно более раскрытую информацию. Не лишним будет указать размеры и количество. Также можно указать количество коробок с личными вещами работников.

На стоимость услуг мувинговой компании влияет также этаж, с которого и на который будет производиться перевозка. Чем они выше, тем дороже обойдется переезд.

Зачастую мувинговые компании сами предоставляют услуги упаковки и распаковки вещей. Если же данная услуга не предоставляется, то можно обратиться к конкретным компаниям, которые этим занимаются. Они разберут габаритную мебель и упакуют ее. Само собой по приезду в новый офис, эта же компания осуществит распаковку и сборку мебели.

О чем важно помнить при переезде

• Для упаковки мебели лучше использовать качественные материалы, которые уберегут ее от механических повреждений во время перевозки.
• Для упаковки техники лучше использовать родные коробки, которые имеют соответствующие фиксационные формочки с пенопласта.
• Не нужно использовать для погрузки труд своих работников. Лучше нанять профессиональных грузчиков, которые знают толк в переносе и погрузке мебели и других вещей.
• Упаковку документации лучше поручить работникам. Они лучше ориентируются во всем этом и понимают, что с чем должно упаковываться. При использовании услуг компании по упаковке, существует немалая вероятность потери тех или иных документов, что связано с некомпетентностью упаковщиков.
• Для упаковки можно приобрести специальные коробки. Лучше не использовать их большие варианты, так как после полного заполнения, они становятся неподъемными.
• Растяжные ремни не дадут мебели скользить внутри транспортного средства во время поездки. Также они позволят избежать опрокидываний.
• Распаковку лучше начинать с мебели. Далее можно распаковать технику и документацию. И только потом личные вещи работников.

Письмо о переезде офиса

Зачастую в больших компаниях работает широкий штат сотрудников, многие из которых появляются в офисе довольно редко (например, работники на дому или курьеры). Таких работников нужно осведомить. Сделать это нужно заранее, так как не исключено, что их вещи могут потеряться в процессе.

Для осведомления можно использовать письмо о переезде офиса. В нем нужно указать точную дату и место расположения нового помещения.

Итоги

Переезд из одного офиса в другой — это довольно тяжелый процесс, так как занимает немало времени. Больше всего времени уходит на упаковку вещей. Именно поэтому очень важно заранее сообщить сотрудникам о предстоящем. Это даст возможность им подготовиться.

Можно осуществить либо своими силами, либо обратиться к специализированным компаниям. Первый вариант неплох в плане затрат, так как мувинговые компании, удовольствие не из самых дешевых. Упаковку вещей могут выполнить сами сотрудники, а для погрузки можно нанять отдельных грузчиков. Само собой для перевозки, транспорт также можно нанять или использовать рабочие грузовики (если они конечно есть).

Мувинговые компании являются неплохим вариантом. Они выполнят весь объем работ по перевозке за определенную плату. Само собой это значительно дороже, нежели самостоятельная перевозка, но более надежно. Прибегать к услугам мувинговой компании рекомендуется тогда, когда нужно осуществить перевозку большого количества мебели. Работники компании разбирают габаритную мебель для упрощения транспортировки.

Сам собой мувинговой компании лучше не поручать упаковку документации, так как велик шанс потерь или путаницы. Они могут возникнуть из-за низкой осведомленности упаковщиков о важности тех или иных документов.

Например, упаковку бухгалтерской документации лучше поручить бухгалтерам. Они в этом разбираются и могут с легкостью осуществить сортировку и упаковку.

При соблюдении всех приведенных в статье рекомендаций, процесс переезда пройдет очень легко и гладко.